NOTICIAS DE LA FESI - Fed. Española Skal Intern. - Skal Club Mallorca

AMIGOS SKALEGAS.

Para vuestro conocimiento os reenvio el programa que me ha hecho llegar la Presidenta del Skal I. Mallorca María Fullana.
Excursión y comida el sábado 7 de Junio al historico Santuario y Monasterio de la Virgen de LLuch ( pequeña virgen de color moreno del siglo XII )

Están invitados a la misma todos los skalegas de FESI que deseen y puedan ir.

Saludos Cordiales.

Joan Ibáñez

Presidente FESI

nota.- Una vez más, recuerdo a todos los presidentes nos hagan llegar a la secretaria Gracia y a mi persona vuestros programas de reuniones i/o excursiones para reenviarlas a los demás clubes. Gracias


Queridos skalega-Presidente. (esta es la circular que mando a todos nuestros asociados y simpatizantes, comunicándoles el el programa del día 7)
Ha empezado la temporada turística y es buen momento para reanudar nuestros encuentros gastronómicos, esta vez será el día 7 de junio en Escorca en el restaurante ESGUIX se encuentra antes de llegar al Monasterio y creo que os gustará, saldremos como de costumbre desde el Muelle Viejo de Palma en autocar, en el transcurso del viaje os informaremos de los próximas eventos que tiene en agenda el Skal Internacional como es el Congreso de Taipei y el congreso Nacional en Gerona.

El menú que nos darán se compone de una picada variada y como plato principal ""Arroz Brut"" plato típico nuestro que nos han dicho que lo hacen muy bueno, esperemos así sea, postre de la Casa, tinto Rioja, cava y minerales. El precio que pagaremos por lo descrito incluyendo el autocar será de 40€

Aprovechamos la ocasión para haceros llegar el carne del skal del año en curso, gracias por haber aceptado su pago por la cuenta del banco y rogamos por favor que en caso de cambiar de banco o de cuenta nos lo comuniquéis ya que si es rechazado nos incrementan muchos gastos. O cualquier otra decisión que queráis tomar nos la hagáis llegar.

Toda la información para el Congreso de Taipei se puede ver con todos los detalles en la página Web del, Skal WWW.Skal.org nosotros tenemos a vuestra disposición las hojas de inscrípcion .

Llamarnos lo antes posible para la excursión a Escorca ( día 7 junio) y como siempre a los teléfonos 971260007 (H.Ciutat Jardi) o a nuestro compañero y skalega Rafael Martorell 971 675070

Un abrazo para todos
María Fullana

Presidenta del Skal en Mallorca

Informe Reunio 270508: Andorra Turisme - Skal Andorra ref DMT 2008

Tema: DMT 2008

Esdeveniment: Reunio a les Oficines de Andorra Turisme Andorra la Vella

Dia: 270508.

Assistents: Enric Torres, Montse Lopez, Eva Podesta, Bianca Meeuwissen

Resum:

Andorra Turisme s'ocupara del DMT 2008 ref: Turista/Visitant del Pais

Skal Internacional d'Andorra s'ocupara del DMT 2008 ref: Reunio / Sopar del Any - Profesionals de Turisme del Pais

Andorra Turisme rebra les aportacions dels comuns.

Skal Internacional d'Andorra demana aportació de 2.000 euros a Andorra Turisme per afrontar les despeses del sopar (convidats).

Pasarem el llistat de convidats a Montse Lopez, qui mirará que no ens oblidem ningú,

Es parla de suprimir o reduir premis sopar a 3 premis importants !


En la reunio entre Andorra Turisme i Comuns s'ha parlat de:

- Eliminar regals a turistes

- Deixar els premis per a turistes
(a qui le toqui li toca - dins de les bosses d'informació)
Amb mencio al triptic: Puja a Andorra el Dia Mundial de Turisme i Guanya...?

- Comuns no donen major importancia al sopar DMT

- Volen que el cap de setmana d'aquest DMT sigui un cap de setmana amb activitats
que atrauen mes quantitat de turistes i visitants

Activitats previstes, entre posibles altres a afegir:

- Fira medieval de St Julia

- Campeonat Trial St Julia

- Diada de Bacalla a Andorra la Vella

- Festa de Joventud a Andorra la Vella (Concerts)

- Mercat Ocasio i/ o de Moda a la Massana (a concretar) (Comu-ACELMA)


Andorra Turisme ens demana a Skal:

- D'informar als nostres socis hotelers / agencies i altres empreses turistiques que hi haura esdeveniments aquest cap de setmana.

- De demanar si els nostres socis farien packs ESPECIALS per ajudar a atraure més turistes cap a Andorra.

- De informar també als unions hoteleres i la associació de agencies i altres ........

- D'enviarles el llistat dels col-laboradors de anys passats ref. a regals per els turistes. S'ocuparán ells del seguiment.

- De demanar als nostres socis si volen donar algun(s) regal(s) per als turistes/visitants (activitats/sopars/dinars/estancies/attractius del pais)


Andorra Turisme:

- Creará un triptic atractiu amb informació pero sobretot imatges (molt visual)

- Contindra la informació necesaria: Horaris començament i tancament de festes - Lo que es pot esperar - Sense definir massa

- Més informació a la web: www.andorra.ad i a les casetes d'informació turistica ?

- Autobusos també serán gratuits aquest any, pero posiblement no tots, si no les rutes especials (Ruta del romanic SEGUR! Tot gratuit!)

- Obert a propostes !

Assistencia del Director Comercial HESPERIA Andorra, Catalunya, Aragó i Balears al sopar en CASA LEON el passat dia 22.05.2008

Assistencia del Director Comercial HESPERIA Andorra, Catalunya, Aragó i Balears al sopar en CASA LEON el passat dia 22.05.2008

El passat dia 22.05 hem pogut comptar amb l'assistencia de Josep Mª Anguera, Director Comercial HESPERIA Andorra, Catalunya, Aragó i Balears, convidat per
Ricard Gonzalvo, director Htl Hesperia Andorra i membre junta Tresorer Skal Andorra.
Aquest tipus de visites "de fora" sempre son molt agradables, ja que enriqueixen la nostra vida social i professional. Ja hem fet un nou amic.

Un nou amic, que mirará de estimular als hotelers HESPERIA de les seves zones de afegir-se als seus Skal Clubs locals, començant per Barcelona, per desprès mirar de crear oportunitats B2B entre e.a. SKAL Barcelona i Andorra.

Sembla que li ha agradat la experiencia de compartir taula amb nosaltres, ja que desprès de compartir taula encara ens ha donat la oportunitat de ensenyarli una
mostra de la oferta nocturna del pais amb una visita al BUDA ESPAI ANDORRA.

Li donem les gracies per la seva visita, esperant que ens tornarem a veure aviat !

AFEGIT a INFORMACIO NOTA DE PREMSA 260508

Durant el sopar també hem informat que la junta ha convidat al M.I. Cap de Govern Sr. Albert Pintat d'assistir al dinar col-loqui amb el nostre convidat d'honor Jim Power el proxim dia 19 de juny 2008. Llastima que no podrá ser, hem rebut una carta molt amable de la part del nostre Cap de Govern explicant que: Agraeix la invitació per assistir a la trobada del Skal Club, pero que els dies 19 i 20 de juny se celebra el debat d'orientació politica en el si del Consell General. Es una fita de la més alta importancia en la vida politica Andorrana, en que es debat l'estat de la nació.

Per aquest motiu, el Sr. Pintat demana que li disculpem de la seva assistencia a l-acte del dia 19 del Skal Club, una organitzacio que com ens fa saber, mereix la seva mes alta consideracio per la tasca social que desenvolupa.

NOTA DE PREMSA 26052008

Tres professionals de turisme s’afegeixen com a NOU membre a Skål Andorra !

La campanya Soci aporta Soci dona els seus fruits:

El passat dia 22 de maig s’ha celebrat la reunió mensual entre Socis Skål, tots professionals del sector de turisme del nostre país.

Aquesta vegada s’ha començat amb una sessió de CHI KUNG, impartit per el mestre ALFONS,per eliminar estres, calmar la ment i canalitzar la nostra energia positiva, seguit per un sopar informal al restaurant CASA LEON a ORDINO.

El xef Monsieur CHRISTOPHE de CASA LEON,ens ha obsequiat amb una gran mostra de professionalitat amb un pica pica bo i divertit i carns i postres verdaderament deliciosos ! RECOMANABLE !

Aquest mateix dia s’han pogut confirmar tres socis nous per al nostre club:

Christian Capella - Vallnord
Simon Binsted - Manager Hotel St Andreu-Servissim
Rosa Moreno - Directora Magic Massana

Afegits a los dos nous socis confirmats a l' anterior sopar assemblea i reunió de junta:

Jean Claude Montané - Director Ordino-Arcalis - Vallnord
Eva Podesta - Servissim Viatges (Vice Presidenta Skål)

Resumim l’ informe de la junta als socis durant aquest últim sopar:

1)Es recorda que ara tenim mail, blog i grup de treball online en funcionament des d’ el 21 d’abril 2008. Hem mencionat que actualment el nostre blog es troba en 3ª posició en GOOGLE quan s’entrin els noms: Skål Andorra
2)S’informa de l’agenda provisional fins desembre per una millor planificació de sopars, dinars, dinars col•loquis (nou) i reunions de junta. (Publicat al blog).
Entre aquests dinars previstos la visita a Skal Barcelona (10.06.2008), un possible dinar col-loqui amb el nostre ministre de turisme Juli Minoves (12.06.2008), pendent de confirmació.
3)Es demana als socis de confirmar la seva assistència als sopar/dinars mensuals per escrit al nostre mail: skalandorra@gmail.com
4)Es recorda que els sopars/dinars que es organitzen, serveixen, apart de per reunir-nos, per promocionar els establiments de restauració del país a través de la recomanació per professionals de turisme. Cada restaurant que té la oportunitat d’organitzar un dels nostres sopars tindria que aprofitar-se de nosaltres om a promotors donant-nos el màxim de motius per recomanar-les.
5)Comunicats de premsa: Aprofitarem qualsevol ocasió per informar a la premsa
De: Les nostres activitats, resum de la junta, assistents, restaurant visitat, convidats especials.....i ajuntarem foto (Aquest mateix comunicat es penjarà al blog). També penjarem al blog una copia de les comunicats que han sortit a la premsa.
(Agraïm que els mitjans ens avisin ref. a totes les seves publicacions amb tema Skål Andorra, per no oblidar ningú).
6)S’informa del canvi de LAY OUT del nostre blog (imatge) i demanem FEEDBACK als nostres socis.
7)S’informa de la web de Skål Internacional: www.skal.org, del concurs internacional SOCI aporta SOCI i que molts clubs, apart de nosaltres
treballen en aquesta iniciativa. La sol•licitud d’alta d’un soci nou es pot
descarregar des de la web i si s’omple el apartat “presentado por” s’entra
dins del sorteig per una càmera Nikon Coolpix, però el millor premi de tots
es que com més serem, més interessant es fa pertànyer a Skål. Perquè multipliquem els nostres oportunitats B2B !
8)Es comenta que tindríem que aprofitar més la presencia de Skål Internacional (amb estand propi) a fires per el nostre NETWORKING: Mes info: www.skal.org/ferias/feria.asp
9)S’informa que tindríem que aprofitar el apartat “preferred contacts” a la web internacional per informar de les nostres empreses, i de pas, a la nostra destinació, als Skalegues Internacionals. (Gratuït per socis). Actualment
hi trobem tan sols 10 empreses Andorranes ! Grup Roc Blanc, Diplomatic Htl, Vallnord, Anyos Park, Abba Suite, Htls Plaza, Htl Rutllan, Hesperia, Ski Art i Original.
10)S’informa que la foto de una representació de la nostra actual junta la trobem
en Skal Photo Gallery – Affiliated Clubs – Andorra. Sortim molt guapos !
11)S’informa que tindríem que utilitzar la base de dades de Skål quan sortim del
país per feina i/o oci. Es fantàstic veure com et reben els Skalegues arreu del
mon. Tan sols fa falta enviar un mail o trucar per telèfon amb aquest Skalega
que volem conèixer. Aviat començarem a treballar els get-togethers amb
socis Skål dels països que tenim previst visitar amb assistència a fires.
12) No s’arriba a informar de la possibilitat d’algun dia presentar-nos per els
premis ECOTURISME de Skål, lo deixem per més endavant.
13)Dolors Jara, vocal de la nostra junta, mostra que ha fet les deures i ens
comunica la oferta rebuda de Primera Línea per les ENTRADES a la EXPO
de Saragossa (Sortida Skål prevista per el dia 24.07.08 Dia d’ Andorra a la
Expo). Completant eixís la oferta rebuda de AUTOCARS NADAL (Soci Skål)
per transport. Primera Línea ens aconsella preveure l’arribada a les 10:00
i la sortida a les 22:00 i ens ofereix un 12% de descompte sobre l’entrada
individual dels Skalegues i un 10% més un 12% si es tracta de un grup de
mínim 20 persones. El preu del transport: 30 € anada i tornada esta basat en
mínim 25 persones. (Preu Especial per Skalegues i les seves parelles).
Aviat enviarem un full d’inscripció a tots els socis !

La pròxima reunió sopar entre Socis Skål esta previst per el dijous 19 de juny al BUDA ESPAI ANDORRA amb la presencia i una presentació del nostre convidat d’honor, el Secretari General Skål Internacional Jim Power.

Esperem comptar amb la presencia de tots els Socis Skål Andorra, les seves parelles i els seus convidats, possibles nous socis.

I si vostè es una/una professional de turisme i li agradaria formar part de la nostra associació envia’ns un mail a: skalandorra@gmail.com.

Reunio Sopar 22052008 CASA LEON - ORDINO

 

Presentació Diapos - Skal Reunió Sopar 220508 Rest.CASA LEON - ORDINO

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SKAL WORLD CONGRES 2011 a ANDORRA ?

SKAL WORLD CONGRES 2011 a ANDORRA ?

Tan sols ho podrem aconseguir si ens involucrem tots !

Data limit per a recepció de candidatures es 31.01.2009 !!!!

ACTA JUNTA 150508 - Informació per a tots els socis

ACTA Reunió Junta - Dijous 15.05.2008

Assistents:

Emma Jimenez: Nova Skalega, vocal activa junta Skal Andorra i Dinamitzadora ACELMA (Assoc. Comerciants i Empresaris de la Massana), tecnic de turisme a la Massana.

Neus Massoni: Directora Comercial Plaza Hotels i vocal activa junta Skal Andorra

Dolors Jara: Directora Hotel Font del Marge i vocal activa junta Skal Andorra

Jordi Capella: Director Art Hotel i vocal actiu junta Skal Andorra

Eva Podesta: Directora Servíssim Agencia Viatges Receptiu, tresorer ACELMA i Vice Presidenta Skal Andorra

Carlos Luna: Cap de recepció amb funcions d'Adjunt a Direcció del Hotel Rutllan - Secretari Skal Andorra

Bianca Meeuwissen: Directora Original Promotors de Destinacions i Assessorament, Presidenta Associació de Marxa Nòrdica - Nordic Walking (AAMN-NW), Vice Presidenta ACELMA i Presidenta Skal Andorra

Temes tractats i seguiment:

1. Logo Skal: Deixar logotip tal com esta (decisió presa desprès consulta Clemente Borja)

2. Soci aporta soci: Enviar la convocatòria del pròxim sopar al llistat de Skalegues potencials incloent:

- Naturlàndia: Meri/Eugeni
- Vallnord: Christian Capella
- Comú de La Massana Turisme: David Baró (Conseller de Turisme)

Se’n fa càrrec: Carlos Luna

3. Assistència al dinar de Skal Barcelona 10.06.2008: Per ara confirmen Neus Massoni, Alex Armengol i Bianca Meeuwissen

Avisar a la resta de les socis per mirar si les volen acompanyar. Queda per confirmar si hi anem en cotxe o amb autocar.

Se’n fa càrrec: Bianca Meeuwissen - trucar a la junta i confirmar a la Neus quants serem i com hi anirem

4. 21.08 Dinar socis: Alternarem Sopars i Dinars per mirar si els dinars tenen més o menys èxit entre els socis.

Per l'Agost teníem 2 propostes de dinars amb "ganxo":
1) Naturlàndia amb Trobotronc i Dinar al Camp de Tir
2) Grandvalira amb Golf d'Altura i Dinar a la Muntanya o a Soldeu

La junta ha triat opció 2 per `l'Agost. L' opció 1 es podria efectuar a principis de setembre com un dinar extraordinari (a confirmar).

Se’n fa càrrec: Bianca Meeuwissen - trucar a Maite Nuñez i/o Carolina d'Areny i Plandolit i mirar d'organitzar opció 1.

5. 16.09: Proposta data per organitzar l'opció 2, dinar extraordinari (dimarts): Naturlàndia, Rabassa, Dinar al Camp de Tir

Se’n fa càrrec: Dolors Jara - parlar amb la Meri per mirar d'organitzar opció 2.

6. 27.09: Data DMT al Andorra Park Hotel

S' informa que Marco (Hotansa) ha agafat la direcció del Hotel el dia 01.05.2008 de Maig. S' informa que ja s' ha parlat amb Enric Montobbio i que manca concretar detalls: Aperitius, menú, música, protocol. S' informa que el preu 2006 i 2007 era 48 € i que hem de comptar amb aprox. 40 convidats.

Es decideix comunicar a Andorra Turisme (Enric Torres) que el Skal Club s'occupará del Sopar DMT com sempre però que deixarem la resta de l'organització en mans de Andorra Turisme. Això significa que Andorra Turisme rebrà les aportacions del comuns (fins ara estipulades en 1.200 € per parròquia) per poder afrontar les despeses de la organització d’aquest esdeveniment a nivell nacional i que Skal Club solament demanarà una aportació de 2.000 € totals per poder afrontar les despeses del sopar (guardonats premis de turisme i altres convidats).

Animació: Es proposa demanar pressupost a Carles Matute (RTVA) com a presentador/DJ amb el tema: Anys 70/80 (època Grease / Saturday Night Fever) i prescindir de l'actuació d'humoristes, conferenciants o mags. La junta accepta unànimement.

Per informar-nos millor de l'organització fins ara hem trucat al nostre ex secretari Clemente Borja, qui, malgrat que ja no participa activament a la junta per motius d'horaris de la seva feina, gustosament ens ha ajudat, compartint el seu coneixement en tot el que envolta Skal Andorra, informant-nos de què normalment es convida a:
Comuns (1 persona), Ministeri, Director de Turisme (pot ser ara tindríem d'afegir Andorra2020), Sindicat d'Iniciativa (ara canviar per Andorra Turisme), Caldea (aportació premis visitants/turistes), President Assoc. Transportistes (transport gratuït
per a visitants i turistes aquell dia), Presidenta AAVA (agències de viatges), President Ski Andorra, Presidents Associacions Hoteleres (2, ADHA i UHA), President Cambra de Comerç, 1 Representant de cada medi de comunicació/premsa escrita, Els Guardonats (4) i els Col·laboradors que regalen premis per al sorteig del sopar. Es debat si el sorteig dels premis és important....i no s' arriba a prendre una decisió. Realment no se sap quants guanyadors realment arriben a utilitzar el seu premi (hi ha bastants indicis de què molt pocs). Es comenta que el sorteig és molt llarg i trenca una mica la festa.

S’haurà de tornar a tocar aquest tema en una pròxima reunió per decidir si continuem amb aquest costum o ho canviem.

Se’n fa càrrec: Dolors Jara - demanar pressupost a Carles Matute
Se’n fa càrrec: Bianca Meeuwissen - d'informar del pressupost i demanar propostes dels aperitius i menús, al Andorra Park Hotel
Se’n fa càrrec: Bianca Meeuwissen - de parlar amb l'hotel i protocol govern per a la distribució dels assistents a les taules
Se’n fan càrrec: Eva Podesta & Bianca Meeuwissen d'anar a parlar amb Enric Torres ref. el paper d' Skal al DMT 2008

7. Programa Visita Jim Power - Secretari General d' Skal Internacional (18-20.6.2008)

Transfer Barcelona Aeroport - Andorra : El convida i s'encarrega el nostre skalega Joan Nadal, president de l'Associació de Transportistes del País (ja confirmat a Jim Power)

Allotjament Andorra: El convida i s'encarrega la nostra skalega i vocal activa Neus Massoni, directora comercial dels Hotels Plaza a Andorra (falta confirmar a Jim Power - Bianca)

Programa:

18.06 A la nit (confirmar hora exacta) - recollida Jim Power a l’Estació de Nadal/Eurolines i Sopar. 19.06 Mati: 09:00 Desdejuni al Plaza (per ara confirmen: Eva Podesta & Bianca Meeuwissen, obert a tots els membres de la junta amb avis previ - falta confirmar preu desdejuni junta (Neus) - convidat: Jim Power). Excursió per Andorra - Ruta Andorra Panoràmica - Amb visita Casa de la Vall (No possible – Consell General). Migdia: 14:00 Dinar al Art Hotel (junta complerta - dinar col·loqui - preparar preguntes per a Jim). Tarda: Desprès de dinar 16:00/16:30 Visita del Palau de Congressos d' Andorra la Vella. S' encarrega: Neus- se ha informat a l' Eva Roma d' aquesta visita. Ella mateixa no estarà, però la deixarà organitzada - enviar mail per reconfirmar i demanar nom de la persona que ens rebrà. Entrar l' Eva dins de la junta Skal ja què s'ha mostrat molt interessada per ajudar-nos a aconseguir aquest Congres Mundial Skal en 2011/2012.....convocar-la per al sopar del 22/05 (Convocatòria: Carlos Luna), (Trucada & Mail informant de detalls Congrés Mundial/Blog: Bianca).

Manca confirmar el lloc del Sopar del dia 18.06.2008 (en petit comitè) a l'arribada.
Proposta presi: Hotel Hesperia Andorra la Vella (falta confirmar amb el nostre tresorer Ricardo Gonzalvo). Cost membres junta a confirmar. Convidat: Jim Power.

Es concreta el lloc del Dinar del dia 19.06.2008 (junta complerta ?): A l' Art Hotel d'Andorra (ja confirmat per Jordi Capella). Manca confirmar assistència dels membres de la junta (si us plau confirmar directament a l' Art Hotel - Jordi Capella - si
esteu interessats en assistir a aquest dinar. Cost membres junta - com habitual. Convidat: Jim Power.

Sopar 19.06 amb convidat d'honor: Hem rebut la confirmació de BUDA ESPAI ANDORRA que accepta organitzar-nos aquest sopar especial al nostre preu de sopars. Serà un sopar japonès, amb un plat principal alternatiu no japonès (per les persones a que no els agradi la cuina japonesa - confirmar a la reserva).

Haurem d' enviar el menú (i l'alternativa no japonesa) amb la convocatòria.
S’encarrega: Carlos Luna.

PER AQUEST SOPAR SERÀ IMPRESCINDIBLE ACONSEGUIR UNA MÀXIMA ASSISTÈNCIA !

Se’n fan càrrec : Tots els membres de la junta - Cadascun trucarà a uns quants socis per mirar de confirmar el màxim de participants possibles. S’hauria de intentar que els socis s’involucrin tots i confirmen per escrit, tornant la convocatòria amb un OK, CONFIRMO .......PAX ! No costa res i facilitaria feina junta. Haurem de començar a enviar les convocatòries amb més temps i anunciant data límit d’inscripció per millor previsió restaurant.

Una primera convocatòria (per a anotar a les agendes ) sortirà amb la convocatòria del sopar del dia 22.05. Una segona convocatòria hauria de sortir al menys uns 14 dies abans de la data. Data límit d’inscripció: El dia 12.06, a la pròxima reunió de junta.

Se’n fa càrrec: Carlos Luna - D'enviar aquestes convocatòries i llistat de socis actualitzat amb el nom del membre de la junta encarregat, de trucar a la selecció de socis que ell indica.

Es proposa: Demanar CV de Jim Power a Skal Internacional per poder donar una mica d'informació als socis ref. al nostre convidat d'honor.

Crear checklist per no oblidar-nos de res ref. visita i presentació Jim Power (en BUDA, pantalla, connexió usb?) I preguntes (per ara, temes): 1) carnets skal no actualitzats, no rebuts 2) certificats membre skal, ja no es donen ? 3) excursió a Torremolinos - central de Skal Internacional ? 4) la seva experiència de "get-togethers" en WTM 2007 i
altres llocs de trobada del mon - com ens podem aprofitar de la seva experiència ? 5)...............

8. Convocatòria per al 22.05.2008 sortirà demà mateix. S'encarrega: Carlos Luna, després de verificació català per Neus Massoni.

Sessió de Chi Kung a la Casa Pairal de Ordino, seguit de Sopar al Rest.Chez Leon d' Ordino. (Important: Dia 22.05 Fer fotos a Sala Chi Kung i al Restaurant i dilluns següent lliurar nota de PREMSA !) Convocatòria: Amb nota per nous socis avisant del preu sopar i pagament d'aquest import a l'arribada a la caixa del restaurant.
A més afegirem el significat d' S.K.A.L.. I informarem del sopar previst pel dia 19.06 al BUDA amb convidat d'honor.

9. Important: No oblidar el regal per a Jim Power (Hem de mirar de trobar un regal ben bonic com a recordatori de la seva 1ª visita a Andorra) i tindrem que demanar a Jordi Capella/Clemente Borja per saber si hi ha algun costum/protocol a tenir en compte.

10. 24.07.2008 EXPO SARAGOSSA. Hem rebut oferta del nostre Skalega Joan Nadal per anada/tornada amb autocar 52 places per 750 €. Joan Nadal ens proposa anada i tornada el mateix dia. S'agraeix la opinió dels socis ref. aquest tema.

Falta saber el preu de l'Entrada. S'encarrega: Dolors Jara - parlarà amb el TTOO oficial de la EXPO, Primera Linea per mirar de negociar un preu Skal.

Es proposa: Sortida de Andorra (estació autobusos) a les 05:00.
Es proposa: Sortida de Saragossa (EXPO) a les 22:00.
Falta confirmar ! S'agraeix la opinió dels socis en referència a aquest tema.

Tan aviat com sapiguem tots els detalls haurem de preparar una fitxa d'inscripció per enviar a tots els socis. (També ho penjarem al blog). A la fitxa d'inscripció: Descripció Sortida - Import Total (Transport-Entrades-Horaris Definitius). Cost transport desglossat a min. 25 persones: 30 € anada/tornada.

Aquesta sortida substituirà el sopar/dinar socis del juliol !

També s’hauran de mirar propostes per a un dinar a l' EXPO. La parada pel desdejuni es pot deixar en mans del xofer de Nadal. I pel sopar s'haurà de decidir si: Sopar lleuger a la EXPO abans de sortir, sortir abans i parada per a sopar en ruta o bocata al bus (si Autocars Nadal deixa menjar/beure al bus).

Hauríem de decidir encara si acceptem que els Skalegues portin la seva parella i/o família (per coincidir amb dates de vacances per molts ? O acceptem tan sols els socis Skalegues per a aquesta sortida ?

11. 12.06 La data de la pròxima reunió de la junta es podria substituir per un dinar col·loqui amb el molt il·lustre ministre Juli Minoves. (Com a data alternativa es proposa el dia 26.06.) S'encarreguen: Bianca Meeuwissen & Jordi Capella -
Bianca primer contacte - per mirar la disposició i disponibilitat del ministre - Jordi Capella: Invitació formal / Convocatòria dinar col·loqui (obert a tots els socis) - Preparació preguntes - (Parlar amb protocol Govern?) - Aportació preguntes de socis/junta molt benvinguda - Enviar a Jordi.

12. 10.07 Deixarem per la reunió de junta previst per dijous 10 de juliol la decisió de si/no assistir al Congrés Mundial d’aquest any a Taiwan-Taipei. Primer ens volem assegurar de tenir una possibilitat real d'organitzar el Congrés Mundial al 2011/2012 com a País Amfitrió (estreta col·laboració amb Skal BCN). I assegurar-nos que tenim la col·laboració del Govern. (Hi ha interès per part de les autoritats ? Director Andorra Turisme, Ministre de Turisme, Cap d'Estat ?). S’agrairà la opinió dels socis.

Comencem a crear el checklist:

Estudiant possibilitats i limitacions:

Palau de Congressos: Màxim 911 pax a sala plenari.
Palau de Congresos: Dinar fins a 250 pax ?
Andorra Park Hotel: Dinar fins a 450 pax ?
Carpa Fira Andorra: Factible per a dinars/sopars inauguració/clausura ?
La resta de sopars/dinars: A diferents hotels ? Amb mateix menú ?
Estudiar el manual dels Congressos Mundials Skal (penjat al nostre blog: http://skalandorra.blogspot.com/)!
Com s'administren els diners de les inscripcions ?
Transport: Autocars ?
Guies acompanyants ?
Transport VIPS ?
Excursions (Programa Congressistes i Programa acompanyants) amb dinars en ruta (dividit per autocar)?


13. Octubre - 3r dijous de mes: Pel sopar/dinar d' octubre es proposa: Restaurant El Molí a Arinsal. Se’n fa càrrec: Eva Podesta - Proposta Menú i Pressupost per a Conferència de Cathy O' Dowd ref. Treball en Equip/Motivació.

14. Novembre - 3r dijous de mes ?: Es proposa mirar de fer una sortida a Londres (Vol Lowcost: 1 o 2 nits). Amb dinar o sopar Skal al Hotel Hesperia de Londres organitzat per el nostre ex-skalega Roger. Se'n fa càrrec: Eva Podesta.

Si aquesta opció no fos possible tenim altres propostes com a Karting i Sopar al Palau de Gel o una Introducció al Nòrdic Walking amb un Dinar de socis a Engolasters.

15. Desembre - 3r dijous de mes: Que tal un Sopar de Nadal "diferent"(amic invisible?).

Es proposa de parlar amb el Quim de Paisatges i Unió per mirar de organitzar un tast de vins i productes de Portugal a la Casa Portuguesa o a un restaurant portuguès amb
Musica/Nadales Portugueses (es podria parlar també amb la Sofia Domingos, secretària i ma dreta del ambaixador Nuno de Bessa Lopez (assistència de aquest ambaixador encantador ?) i posar-nos en contacte amb Skal Portugal - convocar als socis de Skal Portugal d'ajudar-nos en aquesta festa per promoure amistat i B2B.)

Se’n fa càrrec: Carlos Luna - de parlar amb el Quim.
S’encarrega: La junta complerta - del seguiment

16. Carta Oficial a Skal Internacional per mirar d'afegir "Socis de Restauració". Canvi de les Estatuts actuals ?
Se’n fa càrrec: Jordi Capella - de fer borrador carta a Skal Internacional

17. Es comenta que hi ha socis a que les agradaria que Skal fos un fòrum d' opinió general (lobby de pressió en algun cas). I es comenta que potser seria interessant organitzar (més) dinars col·loqui. Però tan sols si, desprès:

1. Fem un resum
2. Triem prioritats
3. Treballem aquestes prioritats

Fem una primera prova d'organitzar el anteriorment mencionat dinar col·loqui amb el nostre ministre Minoves per el dia 12.06 (o com a alternatiu el dia 26.06). Responsable: Bianca - Primer contacte per a veure la disposició del Sr Ministre.


18. Regal per als nostres socis: Adjuntem un calendari d'aquest any amb els dies de les reunions de junta en blau. I els dies de les reunions de socis (sopars/dinars) en verd.

Convocatòries seran enviades per RECORDAR. (I/o modificar en casos excepcionals)

NOTA PER ELS SOCIS: No falteu a les trobades Skal !

Poseu aquestes dates al vostre calendari, ho hem d' aprofitar, tan sols ens veiem 1 vegada al més !!

Maig:

22.05 (Sopar Socis Chez Leon + Chi Kung)

Juny:

10.06 (Visita Skal BCN - obert a junta/socis)
12.06 (Dinar Col-loqui amb Ministre Minoves -obert a socis - per confirmar, si no: reunió junta)
18.06 (Sopar de benvinguda Jim Power - Hesperia ? - Petit Comité)
19.06 (Desdejuni amb Jim Power - Plaza - Petit Comité)
19.06 (Dinar junta amb Jim Power i autoritat pais? - Art Hotel)
19.06 (Dinar socis amb presentació del nostre convidat d'honor Jim Power - BUDA Espai)
20.06 (Desdejuni Acomiadament Jim Power - Plaza - Petit Comité)

Juliol:

10.07 (Reunió Junta - Art Hotel)

24.07 (Sortida a la EXPO de Saragossa en lloc del sopar mensual - socis+parella ?)

Agost:

14.08 (Reunió Junta - Art Hotel)

21.08 (Dinar ! Socis - pendent de confirmació: Golf d'altura - Grandvalira ?)

Setembre:

09.09 (nota: no es 2n dijous de mes, per pont diada - Reunió Junta - Art Hotel)

16.09 (Dinar Adicional ! Socis - pendent de confirmació: Naturlandia - Trobotronc i Dinar al camp de tir ?)

27.09 (Sopar DMT 2008 - obert a socis i convidats amb invitació - Andorra Park Hotel)

Octubre:

09.10 (Reunió Junta - Art Hotel)

16.10 (Sopar Socis - Rest Moli Arinsal amb animació i/o conferencia Cathy O Dowd ?)

Novembre:

13.11 (Reunió Junta - Art Hotel)

20.11 (Dinar socis - Palau de Gel amb Karting sobre Gel o Engolasters amb Nordic Walking)

O sortida Socis a Londres - (cap de setmana 21-23 ?) Visita Ex Skalega Roger - Htl Hesperia Londres ?

Desembre:

11.12 (Reunió Junta - Art Hotel)

18.12 (Sopar de Nadal "Portugues" amb animació i tast de vins i productes de Portugal)


Una abraçada Skal,

Bianca Meeuwissen
Presidenta Skal
+ 376 322379

Carlos Luna
Secretari Skal
+ 376 637148

Mail: skalandorra@gmail.com
Blog: http://skalandorra.blogspot.com/
Skal online: http://skalandorra.plaxogroups.com/

CIRCULAR SKAL BARCELONA

Noticias de nuestros compis de SKAL BARCELONA para vuestra información:

CIRCULAR SKAL BARCELONA Nº 6 JUNIO 2008


Apreciado Skalega:

El próximo día 10 de Junio, en el Restaurante Diagonal “Can Soteras” la Junta del Skal Club de Barcelona celebrará su Junta mensual y al finalizar la Reunión, tendrá lugar el habitual Almuerzo de Hermandad con nuestras esposas/os, al que podéis asistir todos los skalegas que lo deseéis, avisando a la Sra. Ramona al teléfono 93-2680082, lunes y miércoles de 16 a 19 horas y martes jueves y viernes de 10 a 13 horas.

Lunes día 23 de Junio – Verbena en el Hotel Don Jaime de Castelldefels.-
El próximo día 23 de Junio como cada año, se celebra la Verbena de San Juan en el Hotel Don Jaime de Castelldefels, donde nos ofrecerán una exquisita Cena y Cotillón acompañado todo ello de música en vivo, tal como nos tiene acostumbrados la Familia Soteras Skalegas que son de nuestro Club.
MENÚ
Timbal de Trigo Tierno con Mango y Centollo

Solomillo de Ternera con Salsa de Chalotas y Ceps

Postre de Solsticio

Coca de Sant Joan

Cava Juve & Camps Brut Reserva

Café a la Crema y Carro de Licores

El precio por persona es de: 85,00 Euros todo incluido

Habitación doble incluido desayuno: 75,00 Euros

Las reservas como siempre a la Sra. Ramona al Teléfono 93-268-00-82 lunes y miércoles de 16 a 19 horas y martes, jueves y viernes de 10 a 13 horas.

Por favor las reservas hacerlas lo antes posible, ya que les quedan pocas disponibles. Al confirmar vuestra reserva, también podéis ingresar el importe en la Cuenta de La CAIXA TARRAGONA 2073-0225-92-0110335129
Un saludo SKAL
26 Presidente SKAL BARCELONA
Miguel Hartoch

LA HISTORIA Y SIGNIFICADO DE SKAL

Skål Club


LA HISTORIA DEL SKÅL
Skål es la única organización internacional que cuenta en sus filas con todas las ramas de la industria del turismo. Los profesionales se reúnen en el ámbito local, nacional e internacional en un ambiente de amistad para comentar asuntos de mutuo interés.

El primer Club se fundó en París en 1932, iniciado por agentes de viaje y compañías de transporte que habían participado en un vuelo inaugural a Malmoe, Suecia.
Durante el mismo se forjó una buena amistad entre los participantes y ello dio motivo a la formación del primer club.

Durante esas jornadas, cada brindis se hacia por
SALUD, AMISTAD, FELICIDAD y LARGA VIDA.
Cuyas iniciales en sueco son precisamente Skål

En 1934 Skål se había extendido a varios países y se determinó fundar la

Asociación Internacional de Skål Clubs (A.l.S.C.).


El Presidente Fundador fue Florimond Volckaert.

Desde entonces, y a lo largo de más de sesenta años de incansable actividad, cuenta en la actualidad con más de 25.000 socios profesionales del turismo, distribuidos en 500 Clubes de 85 naciones del mundo.

La Secretaría General está radicada en Torremolinos, España.

Un Comité Ejecutivo de siete miembros, Un Consejo Internacional en el que se encuentran representados la mayoría de los países y la Asamblea General, son los órganos de gobierno.
Para facilitar la integración, el debate interprofesional y las tareas administrativas, se dispone de Clubes, Comités Nacionales y Comités de Área.
Anualmente se celebran Congresos a nivel Nacional y de Área, además del Congreso Mundial en el que los Clubes se reúnen pare tomar las grandes decisiones que afectan a Skål.

14 Maig 2008: Skalega Fiona Dean ofereix Menu Gastronomic al Rest Xalet

Us convidem a gaudir de les Primeres Jornades d’Intercanvi Gastronòmic
entre Andorra i Vinaròs el proper dia 14 de maig al Restaurant Xalet D´Arinsal.

El menú serà ofert pel Mesón de la Mera de Vinaròs i és el següent:

Amanida de sardines amb escabetxat de vinagre de Xerés

Cargols punxents

Llagostins de Vinaròs saltats amb alls tendres

-------------

Rap a la marinera

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Arròs amb sèpia i carxofes

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Textures de taronja


Reserves: Restaurant Xalet d'Arinsal - TEL: 737 535

Horari: dinar i sopar

Preu: 35€ ISI inclòs (sense beguda)

Convocatoria General

Propera reunió de la junta:
Dijous 15.05.2008 a les 12:00 a l'Art Hotel

12:00 - 13:30 Sessió de treball
13:30 - 15:30 Dinar junta

Próxim sopar previst per:
Dijous 22.05.2008

Sopar & Sorpresa, convocatoria definitiva será enviada el divendres dia 16.05.2008 per el nostre secretari Carlos Luna.

Informació important:
No falteu al sopar de juny, previst per dijous 19.06.2008 !!

Tenim un convidat molt especial !!! Anoteu la data a les vostres agendes !
A veure si podem reunir TOTS els socis actuals, a part de futurs socis interessats !

MANUAL CONGRES ANYAL SKAL INTERN (ESP)

SKÅL INTERNACIONAL(PROFESSIONNELS DU TOURISME)


MANUAL DE CONGRESOS
(Revisado el 1 de Abril 1998)


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I: PRELIMINARES
A. REQUISITOS PARA ACOGER UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL
B. RESPONSABILIDADES
1. SECRETARIO GENERAL
2. FINANZAS
3. ORGANIZADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS
4. SECRETARÍA GENERAL DE SKÅL INTERNACIONAL

CAPÍTULO II: PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA DE UNA CIUDAD QUE DESEE ORGANIZAR UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL

CAPÍTULO III: ESPECIFICACIONES DEL CONGRESO
A. ESQUEMA PARA UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL
B. PROGRAMA DEL CONGRESO

CAPÍTULO IV: ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO
A. INSCRIPCIÓN
1. Obligaciones de la Secretaría General de Skål Internacional
2. Obligaciones del Organizador Profesional de Congresos
B. TRANSPORTE AÉREO - RECEPCIÓN
C. HOTELES - COMIDAS
D. REUNIONES, ACONTECIMIENTOS OFICIALES Y PROTOCOLO
1. Reuniones del Comité Ejecutivo
2. La reunión del Comité de Enlace
3. Las reuniones de los Comités del Consejo Internacional
4. Reunión del Consejo Internacional Skål
5. Ceremonia de Apertura en el Día D
6. Asamblea General
7. Cena de Gala del Presidente
E. TRASLADOS - EXCURSIONES - ENTRETENIMIENTOS
F. PRENSA
G. FINANZAS
H. EXCURSIONES PRE Y POST CONGRESO

ANEXO 1 PLANO DE LA SALA PARA LA REUNIÓN DEL CONSEJO INTERNACIONAL SKÅL

ANEXO 2 PLANO DE LA SALA PARA LA ASAMBLEA GENERAL

ANEXO 3 PLANO DE LA SALA PARA LA CENA DE GALA DEL PRESIDENTE






INTRODUCCIÓN

Este manual establece las bases para acceder a la organización de un Congreso Mundial Skål y Asamblea General.


CAPÍTULO I: PRELIMINARES

A. REQUISITOS PARA ACOGER UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL

Cualquier ciudad que desee ser la anfitriona de un Congreso Mundial Skål debe reunir los siguientes requisitos:

1. Capacidad y experiencia para organizar un importante Congreso Internacional.

2. Capacidad para recibir un mínimo de 2.000 participantes y poder reunirlos en un mismo salón tanto para la Ceremonia de Apertura como para la Cena de Gala del Presidente.

3. Disponibilidad de una sala de conferencias para la Asamblea General para un mínimo de 500 personas con una distribución adecuada a tal propósito.

4. Suficientes hoteles de categoría internacional en clase lujo y primera para alojar a los participantes.

5. Capacidad razonable de proporcionar transporte accesible a todos los participantes que viajen desde cualquier parte del mundo.

6. Conseguir el apoyo de los miembros de los clubes, comités nacionales (cuando existan), de las autoridades turísticas a nivel local, regional y nacional y de las líneas aéreas nacionales.

B. RESPONSABILIDADES

El Congreso y la Asamblea General son responsabilidad absoluta de Skål Internacional y se organizan atendiendo a sus requisitos.

Las responsabilidades de las personas involucradas son:

1. SECRETARIO GENERAL

El Secretario General representa a Skål Internacional y es responsable ante el Comité Ejecutivo de todos los aspectos del Congreso, desde la candidatura hasta la finalización, incluyendo la inspección de las instalaciones ofrecidas y los preparativos para el Congreso.

El Secretario General, actuando en nombre de Skål Internacional, es el enlace entre la A.I.S.C. y los Organizadores, siendo su función proporcionar ayuda y consejo en caso necesario.

El Secretario General ejercita, entre otras cosas, el control y supervisión del Congreso y Asamblea General durante los preparativos. Todas las instrucciones y

peticiones realizadas al Organizador Profesional de Congresos (OPC) serán autorizadas por el Secretario General.

Durante el Congreso el Secretario General supervisará cualquier tipo de conferencia de prensa, etc. que se organice. Antes del Congreso coordinará los preparativos del transporte aéreo.

2. FINANZAS

A la conclusión del Congreso el Secretario General y el OPC cerrarán las cuentas antes de la salida de la sede del Congreso. El Secretario General realizará los pagos a los proveedores una vez consultado el Director de Finanzas.

3. ORGANIZADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS

El OPC es responsable de la compilación detallada de los preparativos, tanto físicos como económicos, incluyendo el coste para el Congreso y la Asamblea General. Es responsable de la promoción y éxito en la realización del programa acordado con las partes involucradas y de su control económico. Los requisitos detallados y las responsabilidades quedarán expuestos en un contrato oficial.

También organiza las excursiones Pre y Post Congreso.

4. SECRETARÍA GENERAL DE SKÅL INTERNACIONAL

La Secretaría General reúne y completa, en coordinación con el OPC, las instrucciones de reservas y formularios de inscripción enviándolos por correo a los Clubes, junto con material de información sobre el Congreso y las excursiones Pre y Post Congreso. Procesa las reservas, consultando con el OPC si es necesario, y proporciona personal de la Secretaría General a la sede del Congreso.


CAPÍTULO II: PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA DE UNA CIUDAD QUE DESEE ORGANIZAR UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL

Una ciudad que desee organizar un Congreso Mundial debe presentar su candidatura con la oportuna documentación de apoyo.

Deberán presentarse ante la Secretaría General de Skål Internacional dos copias de la candidatura. La fecha límite para su presentación será el 31 de Enero del año que preceda en al menos dos años a la fecha de celebración del Congreso prevista en la candidatura.

La candidatura debe incluir:

• una carta de presentación.

• una carta de las autoridades locales o del Gobierno especificando que tienen conocimiento de la candidatura de la ciudad y a la que prestan su total apoyo.

• una carta del Gobierno o de las líneas aéreas nacionales en la que se constate el propósito, en el supuesto de una decisión favorable, de ofrecer una reducción en

las tarifas aéreas a todos las personas inscritas al Congreso. En dicha carta se detallarán las distintas clases de reserva, especificando los descuentos para las diferentes categorías de tarifas y el periodo de aplicación.

NOTA: Si la candidatura resulta aprobada se requerirá una Autorización Gubernamental para los descuentos, con la cual el Secretario General podrá contactar otras líneas aéreas solicitando que igualen las reducciones proporcionadas por la línea aérea nacional.

• una carta garantizando que se permitirá la entrada en el país a todos los miembros del Skål, sin discriminación de nacionalidad, raza, religión o sexo.

• una carta garantizando que las banderas de todas las naciones que participen serán presentadas junto con los nombres de los países a los cuales pertenecen.

• además puede incluir cualquier folleto, información general, etc. que pueda ser interesante en apoyo de la candidatura.


CAPÍTULO III: ESPECIFICACIONES DEL CONGRESO

A. ESQUEMA PARA UN CONGRESO MUNDIAL SKÅL

(D = Día de la Ceremonia de Apertura)

• D-7 Llegada del Secretario General y dos miembros del personal. A su llegada se les proporcionará un detallado programa con las horas y lugares de reunión del Comité Ejecutivo y del Consejo Internacional Skål desde D-5 hasta D-1.

• D-6 y D-5 Inspección y pormenores finales que se estimen oportunos, con el OPC. Apertura de la oficina de la Secretaría General en D-6.

• D-5 Llegada del Presidente y otros miembros del Comité Ejecutivo. Llegada del Presidente del Consejo Internacional Skål.

• D-4 Reunión del Comité Ejecutivo de Skål Internacional.

• D-3 Continuación de la reunión del Comité Ejecutivo de Skål Internacional. Llegada de los miembros de los Comités del Consejo Internacional Skål.

• D-2 Reunión del Comité de Enlace del Consejo Internacional. Reunión de los Comités del Consejo Internacional Skål. Llegada de los demás miembros del Consejo Internacional Skål.

Para los Comités del Consejo hay que prever en el hotel sede siete salas de reuniones con capacidad para ocho personas de 9.00 hrs. a 19.00 hrs..

Una oficina del Congreso con mostradores de inscripción y todo lo que se precise debe estar abierta a partir de D-2 hasta el día después de la clausura (D+4), ofreciendo a los Congresistas los siguientes servicios:

a. Inscripción a la llegada y distribución de las carpetas del Congreso


b. Cobro de los derechos de inscripción de última hora
c. Cambio de divisas y cheques de viaje
d. Reservas de excursiones
e. Información referente al alojamiento en los hoteles, etc.
f. En el tablón de anuncios del vestíbulo de cada hotel donde estén alojados los congresistas, se ofrecerá información relacionada con los diferentes actos previstos en el programa del Congreso y de la administración del Skål
g. Información relacionada con los medios de comunicación, compras, etc.
h. Recepción del correo para los congresistas y distribución en los diferentes hoteles. Despacho del correo recibido después del Congreso
i. Información para las personas que salen en D+4
j. Personal con capacidad para atender en los idiomas oficiales del Skål y del país organizador.

El OPC proporcionará el personal necesario para estos servicios.

La Oficina del Congreso debe disponer de una lista completa y puesta al día de los congresistas, mencionando el hotel donde estén alojados. Este documento es de especial importancia ya que constarán las inscripciones y cancelaciones recibidas después de haberse impreso la lista de participantes.

• D-1 Reunión del Consejo Internacional Skål
Debe disponerse de una sala de reuniones de 9.00 a 19.00 horas, preferentemente en el hotel sede, con una mesa o mesas para acomodar a 70 personas de manera que todos puedan ver al Presidente y a todas las personas presentes (se recomienda que la disposición sea en forma de “U” - ver anexo 1).

Se requiere traducción simultánea en los tres idiomas oficiales de la Asociación, español, francés e inglés. Se requieren micrófonos, una pizarra o pantalla y la grabación de la reunión. También deberá preverse el almuerzo para 70 personas con vino y/o cerveza y agua mineral.

Llegada y registro de los delegados y congresistas. Por la noche "Fiesta de Bienvenida", que incluirá un bufé cóctel servido en una sala con capacidad suficiente para recibir a todos los congresistas, con un número razonable de sillas y mesas, mínimo del 30% sobre los participantes. La duración aproximada será de unas cuatro horas, bien avanzada la tarde/noche para permitir la participación de las personas que lleguen al anochecer. Se requiere una función folklórica (baile/música).

• Día D Por la mañana Ceremonia Oficial de Apertura

Sala de conferencias, teatro o cine, con capacidad para 2.500 personas. Estrado o tarima para la presidencia. Imprescindible traducción simultánea.

• D+1 Primera reunión de la Asamblea General. Sesión de mañana y tarde.

Los no delegados y acompañantes pueden participar en las excursiones, etc.

Sala de conferencias que acomode 800 delegados con un estrado o tarima para la presidencia. Los delegados dispondrán en la sala de micrófonos situados en

diferentes partes y/o micrófonos móviles. Es obligatorio proveer el equipo de traducción simultánea, con traductores expertos de español, francés e inglés.

Se preverá la grabación completa de la Asamblea General en cintas de casete, que se entregarán al Secretario General antes de su salida. Proyectores de vídeo, diapositivas, pantalla y una pizarra son igualmente necesarios. La sala debe estar disponible para una sesión de dos días completos de trabajo, con la posibilidad de un tercer día sin coste suplementario.

• D+2 Segunda reunión de la Asamblea General. Sesión de mañana y tarde, durante la cual se celebrarán las elecciones con el fin de ocupar los puestos vacantes del Comité Ejecutivo, del Auditor y Auditor Suplente y de cualquier título honorario (si es requerido) de Skål Internacional.

(Se preverá un plan alternativo para los delegados en caso de que la Asamblea General termine en un día o día y medio)

Los no delegados y acompañantes dispondrán de excursiones etc.

Por la noche, Cena de Gala del Presidente (traje de noche y etiqueta). La sala para la cena deberá acomodar a todos los congresistas e invitados. Se incluirá el coste del cóctel y del vino para la comida. La mesa de honor estará destacada con capacidad para veinte personas, según protocolo (ver anexo 3). Se sugiere servir los cócteles en la mesa. Antes de la comida, prever el tiempo necesario para los discursos y el equipo de sonido con sistema de amplificación múltiple. Seguirá a la cena una noche de baile con algún tipo de entretenimiento y actuaciones.

• D+3 Reunión del nuevo Comité Ejecutivo de Skål Internacional.

La reunión se celebrará en una sala privada, preferiblemente en el hotel sede, a las 8.00 hrs..

Desayuno estilo americano. Una sala con capacidad para acomodar un mínimo de 16 personas.

Un autobús para el Comité Ejecutivo estará disponible tan pronto como acabe la reunión.

Los congresistas y acompañantes y, probablemente, los delegados (si es necesaria una tercera sesión de la Asamblea General, será convocada por la mañana) tendrán tiempo libre para participar en las excursiones, etc.

Cena de Clausura para la “Fiesta de Despedida” en forma de festival o noche folklórica para celebrar el final del Congreso y para compartir algunas horas de tiempo libre con los Skålegas del país anfitrión.

N.B. Hay que tener un cuidado muy especial con la última velada, procurando que sea alegre, no ceremoniosa, para celebrar el final de un Congreso fructífero. E1 programa terminará lo más tarde posible.


• D+4 Salida después del desayuno. E1 OPC debe estar disponible en los hoteles para ayudar a los delegados en su salida.

Se dispondrá de una sala para uso del Secretario General y del OPC con el fin de cerrar las cuentas.

• D+5 Si es necesario se continuará con la reunión para revisar las cuentas. Salida del Secretario General.

B. PROGRAMA DEL CONGRESO

• D-1 Traslado de los congresistas de los aeropuertos, estaciones, etc. Llegada de las excursiones Pre-Congreso
19.00 a 24.00 “Fiesta de Bienvenida”

• Día D 10.00 Ceremonia de Apertura 12.30 A1muerzo 14.00 Excursiones congresistas 20.30 Cena libre

• D+1 09.00 Asamblea General delegados y observadores Excursiones para los no delegados
13.00 Almuerzo delegados y observadores Almuerzo no delegados
14.30 Asamblea General delegados y observadores Tarde libre para no delegados
20.30 Cena - Libre

• D+2 09.00 Asamblea General para delegados y observadores Mañana libre - Excursiones para no delegados
13.00 Almuerzo para delegados y observadores Almuerzo no delegados 14.30 Asamblea General delegados y observadores Excursiones o tarde libre para no delegados
19.30 Cena de Gala del Presidente (traje de noche y etiqueta)

• D+3 09.00 Excursión para Congresistas 12.30 Almuerzo 20.30 Cena de Clausura (Noche de festival o folklore)

• D+4 09.00 Desayuno Traslado de los congresistas hacia aeropuertos, estaciones, etc. Salida de excursiones Post Congreso

N.B. Aunque tradicionalmente los Congresos han empezado en Domingo y han terminado el siguiente Viernes, ello no es obligatorio. Cuando sea ventajoso, un Congreso puede comenzar cualquier otro día con un fin de semana incluido durante el periodo.


CAPÍTULO IV: ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO

Cada Congreso tendrá sus propias necesidades de organización, pero la experiencia nos muestra que es aconsejable seguir las siguientes directrices. Si se requiere su modificación, Skål Internacional debe autorizar con carácter previo las nuevas propuestas.

A. INSCRIPCIÓN

1. Obligaciones de la Secretaría General de Skål Internacional

a. El formulario de inscripción y las instrucciones de reserva, junto con el material publicitario, se envía desde la Secretaría General a los Clubes. El Club entrega una copia al candidato participante. E1 participante entrega el formulario de inscripción, con el cheque o la autorización de la tarjeta de crédito correspondiente, al Secretario de su Club, que lo firma dando su aprobación.

b. La Secretaría General:
• verifica el formulario
• cobra el cheque/hace el cargo en la tarjeta crédito
• asigna el hotel
• conserva una copia para su archivo
• envía las copias rosa y azul a los participantes. La copia rosa tiene que ser entregada por el participante en el mostrador de inscripción del OPC. Esta copia es la prueba de inscripción y da derecho a la carpeta del congreso. La copia azul tiene que ser entregada por el congresista a la compañía aérea para obtener la reducción de tarifa
• envía una carta y copia blanca al OPC, que lo conservará para su archivo
• facilita una lista de los países participantes al OPC antes del Congreso

c. La Secretaría General proporcionará asistencia para asuntos relacionados con Skål Internacional desde D-6 a D+5. La oficina abrirá durante las horas establecidas por el Secretario General y el lugar y horario se mostrará claramente en el programa. El OPC proporcionará una persona plurilingüe, en los idiomas oficiales del Skål y del país organizador, para ayudar, si es necesario, durante parte del tiempo.

2. Obligaciones del Organizador Profesional de Congresos

La copia blanca del formulario de inscripción permite al OPC, entre otras cosas:

a. Mandar a los participantes una carta de bienvenida, junto a una pegatina de congresista (con el fin de identificarlo a su llegada al aeropuerto):
• las etiquetas para las maletas (2 por persona)
• aviso de llegada y de salida que el participante tiene que devolver
• (posiblemente) el programa de las excursiones pre y post congreso

a. Preparar la carpeta documentación del Congreso. Cada congresista recibirá una carpeta en el momento de su inscripción en la oficina del Congreso, la cual contendrá un programa impreso en español, francés e inglés, dependiendo del idioma estipulado en el formulario de inscripción. Su presentación se hará bajo

forma de un folleto “souvenir” (ejemplos de programas de Congresos anteriores están disponibles).

Invitaciones y/o billetes de entrada para los actos especiales. Talonario de bonos para comidas, excursiones, etc.

Un distintivo apropiado con el nombre y el Club en letras legibles. Si hubiera sitio, escribir el nombre del país en letra pequeña (el nombre y el Club en letra mayúscula). Las personas con un cargo dentro de Skål Internacional, incluidos Pasados Presidentes, portarán un distintivo en el que pondrá Skål Internacional y cargo, pero no el nombre del Club.

Estos distintivos llevarán cintas de distintos colores :

• Comité Ejecutivo de Skål Internacional - Oro
• Presidentes Honorarios - Oro
• Auditores - Oro
• Secretario General - Oro y violeta
• Presidente del Consejo Internacional - Oro y rojo
• Consejo Internacional Skål - Rojo
• Pasados Presidentes de Skål Internacional - Plata
• Secretaría General - Violeta
• Organizador Profesional de Congresos y asistentes - Verde
• Resto delegados - Azul (expedido por el mostrador de credenciales)
• Observadores - Azul claro (expedido por el mostrador de credenciales)

NOTA: Quienes participen por primera vez en un Congreso llevarán en el distintivo un punto verde junto al nombre. Dicho punto verde indicará a los demás participantes al Congreso que "participan por primera vez" con la intención de que reciban una acogida especial.

El programa del Congreso debe imprimirse en tamaño reducido (tamaño de bolsillo), ya sea en hoja aparte, en el reverso del talonario o en una carpeta aparte, ya que los Congresistas llevan siempre consigo este programa.

La lista de los participantes al Congreso aparecerá por orden alfabético de:
• Países
• Apellidos y nombre completo del Congresista
• Nombre del Club
• Nombre del hotel donde el congresista se aloje

También sería útil incluir una lista de los hoteles que se utilizan y sus números de teléfono. Esta lista tiene que ser verificada por el OPC y un suplemento tiene que ser distribuido entre los congresistas recogiendo todas las modificaciones a más tardar en D+1.

Será relevante cualquier otro tipo de información, folletos turísticos, etc. relacionado con el programa del Congreso, tal como:
• banderín del Club local
• tabla de conversión (sistema métrico/inglés/americano)
• tarjetas de invitación

• postales y sellos
• carpetas de información turística
• mapa de la ciudad
• regalos
• flores para las señoras

c. Informar a los hoteles de la ocupación etc.

d. Preparar un programa, tamaño bolsillo, para uso de los miembros del Comité Ejecutivo, detallando los actos programados desde D-1 hasta D+4, incluyendo información de los lugares, horas, salidas, etc.

B. TRANSPORTE AÉREO - RECEPCIÓN

Instrucciones generales

1. Verificar la posibilidad de recibir a todos los participantes el día de la llegada.

2. Contactar los servicios de inmigración y aduanas para facilitar la entrada de los participantes.

3. Contactar, si resulta oportuno, con las agencias de seguridad del país para asegurar la integridad y bienestar de los Congresistas.

4. Organizar los diferentes mostradores con personal con capacidad para atender en los idiomas oficiales del Skål y del país organizador, es decir:

a. “Mostrador de Recepción” en el aeropuerto, en las estaciones, etc.

Este mostrador tiene que estar abierto desde D-2 hasta D y situarse, en la medida de lo posible, antes de inmigración y de la aduana, entre la llegada de las maletas y la salida del recinto.

El Presidente de Skål Internacional tiene que ser recibido a su llegada. Un coche particular con chófer tiene que estar a su disposición durante toda la estancia, detalles a acordar con el Secretario General.

Una suite, fruta, flores, conferencia de prensa, etc., se acordarán fijando hora y lugar, con suficiente adelanto.

b. “Mostrador de Traslados” en el aeropuerto, etc.

Tiene que estar abierto desde D-2 hasta D y situarse a la salida del aeropuerto para guiar a los participantes hacia los distintos autocares que los transportarán a los hoteles.

c. “Mostrador de Recepción” en cada hotel.

Las azafatas ayudarán a los participantes, entre otras cosas, a:
• reservar y confirmar los vuelos
• asistencia médica

• informaciones generales referentes a compras, transporte público, diversión, etc.
• inscripciones a las excursiones opcionales y excursiones post-congreso
• avisar de cambios en el programa

d. “Mostrador de Inscripción” en el hotel sede general o en cada hotel.

Las azafatas tendrán que:
• verificar la copia rosa del formulario de inscripción
• tomar nota de la llegada
• entregar la carpeta

e. “Mostrador de Credenciales” en el hotel sede.

Se menciona esta oficina en este folleto aunque el OPC se ocupa únicamente de su instalación, es decir, 2 mesas, 4 sillas y flechas que indiquen el camino. (Esta oficina estará ocupada por la Secretaría General y funcionará desde D-2 hasta D+1). El horario de apertura aparecerá en el programa del Congreso.

f. “Mostrador de Salida” tiene que estar abierto en el aeropuerto en D+4.

Aunque el Congreso haya terminado, es fundamental que el día de salida el OPC disponga de personal adecuado que ayude a los participantes en los hoteles y en el aeropuerto. La posibilidad de continuar esta asistencia en D+5 debe ser también considerada.

NOTA: Las oficinas mencionadas en a, d y f tienen que estar obligatoriamente compuestas por personal plurilingüe en los idiomas oficiales del Skål.
Puesto que cada mostrador tendrá que funcionar 24 horas diarias, se aconseja organizar el trabajo en equipos por turnos de 8 horas.

El personal recibirá una formación adecuada acerca de sus deberes.

C. HOTELES - COMIDAS

Los hoteles y comidas están incluidos en el mismo apartado ya que durante el Congreso puede darse el caso de que algunos de los ágapes se sirvan en sus respectivos hoteles.

Instrucciones generales

1. Hoteles

a. Obligaciones

Selección de los hoteles:
• Todas las habitaciones deben ofrecer:
- vistas al exterior
- baño y/o ducha individual
- limpias y en buen estado
- sábanas limpias cada día
- toallas limpias cada día

• Todas las habitaciones dobles deben tener dos camas individuales (cama de matrimonio a petición)
• Salón de peluquería (señoras) y floristería en el hotel o en las proximidades.
• Aproximadamente un tercio de los participantes piden habitaciones individuales. El número exacto de habitaciones individuales y dobles no se podrá fijar hasta el cierre de las inscripciones, por lo cual, un 10% de las habitaciones contratadas tienen que poder convertirse en habitaciones individuales o viceversa.
Los cupos de habitaciones definitivos en cada hotel deberán ser comunicados por el OPC a la Secretaría General en el mes de enero del año del Congreso, mencionando la categoría de cada hotel y las tarifas cotizadas.
• El precio de las habitaciones (que deberá figurar en el cuestionario) será objeto de examen por el Secretario General.
• A ser posible, los precios de las habitaciones tienen que ser válidos durante un período que se extienda desde 8 días antes del Congreso hasta 8 días después del mismo.
• Las noches extras, aparte de las mencionadas en estas instrucciones, que los participantes soliciten las acordarán directamente con los hoteles en los cuales estén alojados y a la tarifa concertada. El coste correrá a cargo del participante, siendo los hoteles advertidos de ello.
• Todos los hoteles participantes tienen que confirmar lo antes posible el precio y cupo concedido a la Secretaría General, una vez elegido por el Comité Ejecutivo el lugar donde se celebrará el Congreso.
• Hotel sede: el OPC tendrá que elegir, entre los hoteles de lujo seleccionados, aquel donde se alojarán el Comité Ejecutivo, los Consejeros Internacionales Skål, la Secretaría General, los Presidentes Honorarios, los Pasados Presidentes y los Miembros de Honor de Skål Internacional.
• Para los miembros del Comité Ejecutivo, personal de la Secretaría General, un Auditor y un Administrador del Fondo Florimond Volckaert las habitaciones serán gratuitas.
• Los miembros del Comité Ejecutivo y el Presidente del Consejo Internacional serán acomodados en suites. El Presidente de Skål Internacional en una suite presidencial.

b. Reserva

La Secretaría General expedirá un formulario de inscripción una vez recibida la petición del congresista, en donde se indicará el hotel reservado. La Secretaría General enviará al OPC una copia de dicho formulario.

Después de la fecha límite, la Secretaría General considerará ciertas inscripciones, no sin antes consultar con el OPC sobre disponibilidad de habitaciones.

El OPC tiene que verificar que las reservas hechas por la Secretaría General sean confirmadas por los hoteles y que éstos hayan sido avisados de las cancelaciones, cambios de nombres, fechas de llegada y de salida, etc.

Cualquier cambio que se origine en el alojamiento de los hoteles, causado por circunstancias inesperadas, debe ser comunicado a los participantes antes de su llegada.


c. Alojamiento en los hoteles

Indicar el nombre de los hoteles contratados así como el número de habitaciones reservadas para el Congreso.

NOTAS
• De lujo: únicamente utilizar dicho término si así aparece en el Directorio Internacional de Hoteles, en caso contrario utilizar "Primera Clase".
• El precio del desayuno, americano o continental, debe estar incluido en el precio de la habitación.
• Debe de adjuntarse un mapa de la ciudad señalando la situación de los diferentes hoteles.

2. Comidas

a. Obligaciones

• Es conveniente que las comidas, aparte de las oficiales que reúnen a todos los congresistas en un único lugar, sean efectuadas en diferentes hoteles y restaurantes, a elección de los participantes (por ejemplo: bonos para comidas que sean válidos en varios restaurantes)Esto no se aplica a los días D-4, D-3 y D-2 (reunión del Comité Ejecutivo), D-1 (reunión del Consejo Internacional) y D+2 y D+3 (Asamblea General). Estos almuerzos tienen que ser breves y deben realizarse lo más cerca posible del lugar de la reunión.
• Un "menú Skål" especial debería estar disponible ante la presentación de un bono. El valor del bono debe mencionarse con el fin de que el participante sepa el suplemento a pagar en caso de platos adicionales.
• Los menús tienen siempre que incluir:
- una sopa o primer plato
- un plato principal (carne o pescado)
- un postre
- café o té
- vino, cerveza o agua mineral
• El OPC tiene que cuidar particularmente la elección de los menús. Ningún participante debe recibir dos veces el mismo menú durante su estancia.
• Se controlará mediante bonos u otros medios la entrada a los comedores.
• El desayuno puede ser estilo inglés o continental y deberá detallarse en los documentos al presentar la candidatura.

b. "Punto de Encuentro Skål"

Hay que prever un salón o un bar céntrico, con facilidades para reuniones, donde los miembros puedan encontrarse de manera informal durante el Congreso. Podría combinarse con una exposición de fotos o carteles organizada por la Oficina Nacional de Turismo o por las autoridades turísticas locales, exposición que muestre el país, la región o la ciudad donde tiene lugar el Congreso. La capacidad debe ser de aproximadamente 50 personas, con sillas y mesas, para que se puedan formar grupos de coloquio.

Posibilidad de servir café y otras bebidas. Si estas bebidas no son gratuitas, se solicitará el pago en el momento. Con el fin de que este "Punto de Encuentro Skål"

tenga un éxito completo, hay que indicar claramente en el programa del Congreso su situación y horario de apertura y cierre.

D. REUNIONES, ACONTECIMIENTOS OFICIALES Y PROTOCOLO

Instrucciones Generales

Es extremadamente importante establecer de inmediato la coordinación entre la Secretaría General y el OPC con el fin de determinar las diferentes responsabilidades, y también estar al tanto de las gestiones ya efectuadas, para llevar un doble control. Desde el comienzo del Congreso cualquier alteración debe ser aprobada por la Secretaría General de Skål Internacional. No se realizará ningún cambio sin su autorización. El OPC debe estar siempre disponible a la Secretaría General en caso de alteraciones decididas por el Comité Ejecutivo.

El OPC preverá para los actos que se requiera permanecer sentados, una mesa especial para las personalidades de Skål Internacional y las autoridades locales. Ésta se utilizará, o no, en función de la decisión de los miembros del Comité Ejecutivo. Tenemos que tener en cuenta que el protocolo del Skål puede que no sea aceptado por el país anfitrión. En este caso, habrá que recurrir al sentido común, comprensión y cortesía para llegar a una solución lógica. Esto se aplica únicamente a cuestiones de protocolo local y no a exigencias específicas expuestas claramente en la oferta original del Congreso y de la cual ya hay un contrato firmado. En caso de incumplimiento de contrato habrá una sanción económica.

Hay que tener un cuidado especial con los siguientes eventos:

1. Reuniones del Comité Ejecutivo

Habitualmente el Comité Ejecutivo se reúne dos días antes del Congreso y en un desayuno de trabajo en D+3. En la medida de lo posible, durante esos tres primeros días no se aceptará ninguna invitación, ya que estarán dedicados exclusivamente a sus funciones. Sin embargo, en ocasiones existe un protocolo que respetar, inclusive en el curso de las reuniones del Comité Ejecutivo, sobre todo si éstas tienen lugar donde el Comité Ejecutivo ha sido invitado, y especialmente cuando se trata de una invitación oficial. El OPC deberá reunirse con el Secretario General, con el fin de ultimar todos los detalles que necesiten de un cuidado particular desde el punto de vista protocolario, como es el caso de entrevistas o reuniones con miembros del gobierno.

Primera y segunda reunión en D-4 y D-3:
a. Horario - De 09.00 hrs.. a 12.30 hrs.. y de 14.00 hrs.. a 18.30 hrs.. - A las 10.30 hrs.. y a las 16.00 hrs.. pausa para café.
b. Sala (en el hotel sede del Congreso): una sala grande de reunión con capacidad para aproximadamente 15 personas, pero con espacio para 20. Doce sillas alrededor de una mesa cuadrada (con espacio suficiente entre las sillas para permitir a los participantes trabajar). También se tendrá en cuenta: 3 sitios libres, grabadora y cintas vírgenes.
c. Papelería y varios: 100 hojas de papel, bolígrafos, ceniceros, agua mineral fresca con 15 vasos, teléfono. No es necesario el servicio de traducción.
d. Los servicios del secretariado los proporcionará la Secretaría General.
e. Almuerzo: informal, en un comedor que esté cerca de la sala de reuniones.


f. Cena: en un buen restaurante que no esté demasiado lejos del hotel sede del Congreso, no muy tarde, para unas 20 personas.

N.B. Durante esta reunión, el OPC será invitado por la tarde con el fin de comunicar los últimos detalles referentes al Congreso.

En D-2 los miembros del Comité Ejecutivo se reunirán con los miembros del Consejo Internacional Skål que lleguen durante el día. Las personas acompañantes están también invitadas. Traje de chaqueta.

2. La reunión del Comité de Enlace

Se celebrará en D-2. Se comunicará el horario.

3. Las reuniones de los Comités del Consejo Internacional

Se reunirán en D-2. Hay siete Comités de unas ocho personas y necesitarán salas donde reunirse. No se precisan otros requisitos.

4. Reunión del Consejo Internacional Skål

Se reunirán en D-1

a. Horario - De 09.00 hrs. a 13.00 hrs. y de 14.00 hrs. a 19.00 hrs.. - A las 10.30 hrs. y a las 16.00 hrs. pausa para café - En caso necesario la sala tiene que estar disponible hasta las 20.00 hrs..
b. Sala: la reunión tendrá lugar preferentemente en el hotel sede o lo más cerca posible. Una sala grande con capacidad para 70 personas (60 Consejeros y 10 miembros del Comité Ejecutivo) instalada como lo muestra el plano (ver anexo 1) con la mesa principal instalada en una tarima alzada. Un auditorio es también aceptable si está provisto de mesas plegables para escribir. Los asientos de los observadores dispuestos en estilo teatro. Un espacio entre los asientos permitiendo a los participantes poner sus cosas sobre la mesa cerca de su espacio de trabajo o de las mesas plegables. Se proporcionará una grabadora con cintas vírgenes y micrófonos si fuese necesario. Imprescindible el equipo de traducción simultánea y traductores expertos en español, francés e inglés.
c. Papelería y varios: placas porta-nombres necesarias para los asistentes donde sólo se muestre el nombre del Comité de cada Consejero (excepto en los casos del Presidente y Vicepresidentes del Consejo Internacional y Comité Ejecutivo donde aparecerá exclusivamente el nombre y cargo) - 200 hojas de papel, bolígrafos y ceniceros - agua mineral fresca con 70 vasos - teléfono - pizarra - pantalla - 10 micrófonos mínimo - uno por cada dos personas y en la mesa principal se instalará uno por persona.
d. En la reunión el Secretario del Consejo Internacional y el Secretario General proporcionarán servicio de Secretariado.
e. Almuerzo: informal, en un comedor muy cercano a la sala de reunión, servido a las 13.00 hrs. para unas 70 personas.
f. Pausa para el café a las 10.30 hrs. y a las 16.00 hrs..
g. Servicio de secretariado le será proporcionado al Comité del Consejo Internacional Skål el día antes de la reunión de dicho Consejo (D-2) y el día de la reunión (D-1).


h. Cena “Fiesta de Bienvenida” - Se organizará un transporte especial para los miembros del Comité Ejecutivo y del Consejo Internacional Skål y sus acompañantes (unas 90 personas).
Deberá empezar lo antes posible y terminar lo más tarde posible con el fin de permitir a los congresistas que llegan tarde ese día tener la posibilidad de participar. Puede ser una velada de pie, no obstante se proveerá un número de sillas equivalente a un 30% de los participantes, para los miembros de edad y las señoras. El ágape será un bufé frío y caliente.

5. Ceremonia de Apertura en el Día D

a. Protocolo.

• Durante la Ceremonia de Apertura, el Comité Ejecutivo de Skål Internacional tendrá la responsabilidad de anunciar los países representados, así como presentar el desfile de banderas.
• Tener una lista precisa y al día, por orden alfabético en francés y traducido al inglés y español, de todos los países representados en el Congreso y asegurarse de que todas las banderas correspondientes, incluyendo la bandera de Skål Internacional, estén disponibles. El desfile de banderas comenzará con la bandera correspondiente al país del Presidente y, después, por orden alfabético en francés, las banderas de los países que asisten, finalizando con la bandera del país anfitrión y de Skål Internacional.

NOTA: Es obligatoria la disponibilidad de las banderas de cada país y de los soportes donde colocarlas. La bandera del Skål la proporcionará la Secretaría General de Skål Internacional.

PARA INFORMACIÓN: Hay una relación entre el tamaño de la bandera y la longitud del palo. Como sugerencia, cuando las banderas midan 180 cm x 120 cm el tamaño del palo será de 2 metros.

• Orden de las autoridades de Skål en la Ceremonia de Apertura:
a. Presidente de Skål Internacional
b. Inmediato Pasado Presidente de Skål Internacional
c. Presidente del Club local
d. Vicepresidentes ( 2) de Skål Internacional por orden de antigüedad
e. Directores (5) de Skål Internacional por orden de antigüedad
f. Presidentes Honorarios de Skål Internacional
g. Presidente del Consejo Internacional Skål
h. Presidente del Comité Nacional
i. Auditor (1) de Skål Internacional
j. Administrador (1) de Skål Internacional
k. Secretario General de Skål Internacional
• Una lista jerárquica de las autoridades locales estará preparada con amplia antelación a la ceremonia. El número de las personas ubicadas en la Mesa de Honor se mantendrá al mínimo; otras personas que podrían sentarse en dicha mesa serán designadas por el Maestro de Ceremonias.
La más alta autoridad tiene que estar sentada a la derecha del Presidente de Skål Internacional, la segunda a la izquierda del Inmediato Pasado Presidente y los demás intercalándose por orden de categoría, uno a la derecha, otro a la

izquierda, entre las autoridades del Skål. Veinticuatro horas antes del Congreso deberá haber quedado asegurada la obtención de la lista completa de las autoridades locales, con sus nombres y títulos oficiales exactos.
Las placas porta-nombres para la Mesa de Honor tienen que estar preparados con antelación. Los portanombres de mesa llevarán por ambas caras los nombres y la función de las personas y se utilizarán para la Ceremonia de Apertura, la Asamblea General, la Cena de Gala del Presidente y la reunión del Consejo Internacional Skål.
Estas placas serán preferentemente en letras negras sobre un fondo blanco de manera que sean visibles para los congresistas.
Los Pasado Presidentes de Skål Internacional y sus acompañantes así como los acompañantes de los miembros del Comité Ejecutivo se sentarán en las dos primeras filas del recinto, así como los acompañantes de otras personalidades que estén sentados en la mesa principal.
• Un horario preciso es esencial. Cada acto tiene que celebrarse según el horario previsto, minuto a minuto, inclusive los entretenimientos.
• Orden de los discursos:
l. El Presidente del Club local o el Maestro de Ceremonias presenta la Mesa de Honor.
m. Autoridades locales
n. Orador invitado
o. Presidente de Skål Internacional
Un Maestro de Ceremonias que hablará los tres idiomas oficiales del Skål hará la introducción, excepto el desfile de banderas y el anuncio de los países que lo realizará Skål Internacional.
• Para añadir cordialidad y color a la ceremonia, se preverá:
a. una orquesta que pueda tocar el himno nacional y el himno Skål. Facilitar la letra a todo el mundo.
b. música local y bailarines que puedan actuar en el exterior durante la llegada y/o la salida de los congresistas, así como en el interior antes y/o después de la ceremonia.

b. Lugar

Esta ceremonia tiene lugar habitualmente en un teatro o en un hemiciclo con graderíos que pueda acoger a todos los participantes. Estrado para la Mesa de Honor. Una sala contigua a la de la Ceremonia de Apertura, con refrescos, tendrá que estar disponible antes y después de la Ceremonia para miembros del Comité Ejecutivo y Autoridades.

c. Horario

La ceremonia empezará a las 10.00 hrs. y terminará hacia las 12.00 hrs., y se procederá como sigue:
Se permitirá acceso al auditorio desde las 8.30 hrs. para permitir a los delegados sentarse juntos. Si puede ser controlado se utilizará un sistema de reserva en bloque.
09.30 a 10.00 Entrada de los congresistas
10.00 a 10.05 Entrada de las autoridades locales y del Skål
10.05 a 10.15 Himno nacional y presentación de la mesa de honor
10.15 a 10.25 Desfile de las banderas (al final, la bandera nacional del país organizador)

10.25 a 10.40 Anuncio de los países participantes (en francés, inglés y español)
10.40 a 11.15 Discursos
11.15 a 11.25 Himno del Skål
11.25 a 12.00 Música y/o folklore

Si la ciudad anfitriona desea hacer una presentación en vídeo esta puede hacerse antes de la llegada de las autoridades locales y del Skål, fijando un horario que convenga. También puede hacerse al final de la Ceremonia de Apertura.
Traslado de los participantes al almuerzo.

d. Traducción simultánea

La traducción simultánea en los idiomas oficiales del Skål es obligatoria con el fin de mantener la atención de los participantes. Si esto no es posible, el texto de los discursos estará publicado en los tres idiomas oficiales de Skål Internacional y distribuido a los participantes en el momento de su entrada en la sala. Pueden proporcionarse pantallas para las diferentes traducciones. En este supuesto debe asegurarse de que las letras sean lo suficientemente grandes, claras y visibles.

6. Asamblea General (D+1 y D+2)

a. Horario

Sesiones por la mañana y por la tarde durante dos días, desde las 09.00 hrs. hasta las 13.00 hrs. y desde las 14.30 hrs. hasta las 17.30 hrs..

b. Sala

Una sala de conferencias que pueda acomodar a 600 delegados (asientos con mesa) y 300 observadores, donde estará previsto un estrado o tarima para la Mesa de Honor (ver plano en anexo 2). Los participantes al Congreso que deseen asistir a la Asamblea General, además de los delegados, están autorizados a hacerlo.

c. Papelería y varios.

Un número suficiente de micrófonos, fijos o móviles, a disposición de los delegados, estarán operativos en la sala. Será necesaria la presencia de personal para desplazar los micrófonos. También se colocarán micrófonos en el estrado o tarima (1 por cada 2/3 personas). Es absolutamente necesario verificar todos los pormenores referentes a la traducción simultánea.
• amplificación general
• auriculares individuales
Se requiere traductores simultáneos expertos en español, francés e inglés. Es esencial hacer con ellos un ensayo sobre la terminología del Skål en los tres idiomas (de ser necesario con el Secretario General de Skål Internacional). La Asamblea debe ser grabada en su totalidad y la grabación tiene que ser entregada al Secretario General antes de su partida.
Hay que prever cinco urnas de dimensiones adecuadas que puedan contener el número de votos de todos los delegados. También hay que disponer de equipos audiovisuales que deben instalarse con antelación y así evitar pérdidas de tiempo de última hora. Una pantalla grande, una pizarra y un proyector de diapositivas.

Estarán disponibles 2 habitaciones en D+2 para contabilizar el número de votos.

d. Servicio de secretariado proporcionado por la Secretaría General.

e. Pausas para el café

Se realizarán dos al día para los delegados y observadores durante los dos días de la Asamblea General

f. Almuerzo

Informal, en un comedor muy cercano a la sala de reunión, servido a las 13.00 hrs., únicamente para los delegados y observadores.

g. Próximos Congresos

La ciudad organizadora del próximo Congreso tendrá la posibilidad de realizar su presentación durante la Asamblea General. Se debe coordinar con el Secretario General. El OPC será advertido del equipo necesario para dicha presentación. El coste del alquiler del equipo correrá a cargo de la ciudad que desea organizar el próximo Congreso.

7. Cena de Gala del Presidente en D+2

La Cena de Gala se celebra por la noche, el segundo día de la Asamblea General, en homenaje al Skål, al Presidente y miembros del Comité Ejecutivo saliente y para presentar al nuevo Comité Ejecutivo.

a. Horario.

Desde las 19.30 hrs. hasta la 01.00 de la madrugada, o más tarde en caso de que se trate de una velada con baile. Cumplir este horario es extremadamente importante y se hará todo lo posible en respetarlo.
• Llegada de los congresistas. Cóctel en zona separada.
• Establecer un horario estricto para la apertura y cierre del bar donde se servirán bebidas suplementarias (podrían ser cargadas a los participantes)
• Establecer un horario para la apertura del comedor a los congresistas. Es obligatorio reservar mesas con antelación.
• Se instalará música suave de fondo.
• Entrada de la Mesa de Honor.
• El Maestro de Ceremonias presenta a las personas de la Mesa de Honor - 20.00 hrs.
• El brindis Skål ofrecido por el Presidente de Skål Internacional.
• Los discursos:
a. Presidente saliente.
b. Club del Año.
c. Presentación de los Miembros de Honor.
d. Cambio de collares entre los Presidentes del Consejo.
e. El Presidente saliente impone el collar oficial al nuevo Presidente.
f. El Presidente electo impone al Pasado Presidente su insignia de oro de Pasado Presidente de Skål Internacional, toma su cadena y la impone al Presidente saliente.


g. Discurso del Presidente electo.
h. El Presidente electo presenta su nuevo Comité e impone las insignias correspondientes. (Duración de la ceremonia - 30 minutos). El Presidente electo se hace cargo oficialmente de sus funciones tras la Cena de Gala.
• Los regalos de los Clubes al Presidente se van entregando a medida que van llegando durante la cena. Sin discursos.
• Entretenimiento.
• Música.
• Baile.
• A la hora prevista cesa la música. Se termina la ceremonia.
• Una hoja de instrucciones será preparada en los tres idiomas oficiales y distribuida en la puerta o bien colocada sobre las mesas. Ésta indicará el orden exacto de los actos que se van a celebrar y mencionará la importancia del respeto y silencio durante los discursos.

b. Sala

Una sala que pueda acomodar el número total de participantes al Congreso más los invitados de Skål Internacional. La asignación de las mesas se enviará con el formulario de inscripción. El OPC elaborará un sistema de bonos, que debe ser controlado cuidadosamente.

Protocolo

Una Mesa de Honor, elevada si es posible, donde se puedan acomodar 40 personas o más. El Presidente en funciones puede escoger una mesa redonda pequeña en cuyo caso se situará en alto (ver anexo 3). Otras autoridades se situarán en mesas similares y junto a la mesa principal. El menú será publicado en español, francés e inglés y llevará el nombre de los oradores así como sus títulos, lo que requerirá la aprobación del Secretario General de Skål Internacional. Estará operativo el equipo de sonido con micrófonos y sistema de amplificación múltiple.

Se dispondrá para las ceremonias oficiales de una plataforma elevada con capacidad para 15 personas (de pie) con 2 atriles y micrófonos. También de una mesa pequeña para colocar cualquier regalo, etc. El OPC se encargará de su seguridad y de su posterior transporte al hotel.

La distribución de los asientos en la mesa de honor es una tarea delicada que requiere una atención y preparación especial, y tiene que estar solucionada lo antes posible en coordinación con el Secretario General. El hecho de tener que intercalar los acompañantes de los miembros, el problema de idiomas (por ejemplo: colocar una persona que solamente habla un idioma al lado de otras dos que no lo hablan) así como los inconvenientes de tener una mesa de honor demasiado larga, complica más la situación.

El orden de las autoridades del Skål es el siguiente:
• Presidente de Skål Internacional
• Inmediato Pasado Presidente de Skål Internacional
• 2 Vicepresidentes, por antigüedad
• 5 Directores de Skål Internacional, por antigüedad
• Presidente del Consejo Internacional Skål

• Presidente del Comité Nacional
• Presidente del Club local
• Presidentes Honorarios
• Auditores de Skål Internacional
• Secretario General de Skål Internacional

Vestimenta: smoking y traje de noche

E. TRASLADOS - EXCURSIONES - ENTRETENIMIENTOS

Instrucciones generales

N.B. Tienen que estar recogidas en esta rúbrica los transportes para los siguientes actos:
• Reuniones del Comité Ejecutivo y del Consejo Internacional Skål (si es necesario),
• la Ceremonia de Apertura, la Asamblea General y la Cena de Gala del Presidente.

El OPC controlará la situación constantemente, ya que cualquier cambio en el programa del Congreso puede ocasionar cambios en los horarios de los transportes.

1. Traslados

a. Autocares

Salvo si la distancia que separa dos actos es muy corta (máximo 5 minutos andando), el OPC tiene que prever traslados en autocar (con aire acondicionado). No se puede efectuar ningún traslado a pie en lugares donde pueda llover o producirse heladas, o cuando los congresistas participan en un acto en traje de noche. Todos los autocares tienen que indicar claramente el idioma y el lugar de destino.

b. Horarios

• Antes y después del Congreso hay que prever traslados de llegada y salida entre el aeropuerto/puerto/estación y los hoteles, con preferencia el día anterior y el día de la “Fiesta de Bienvenida” (D-2 y D-1), el último día del Congreso y el día siguiente (D+4 y D+5)
• Durante el Congreso los transportes tienen que estar organizados:
• por la mañana, desde cada hotel hacia el lugar de la reunión
• por la tarde, desde el lugar de reunión al restaurante y viceversa
• por la noche, desde el punto de reunión al hotel, desde el hotel al restaurante,
• desde el restaurante hasta el evento “nocturno” y de vuelta al hotel.
En el hotel se colocarán grandes tableros de Skål anunciando los actos del día y las horas de salida de los autocares.

c. Coches especiales

Como ya se ha indicado, un automóvil privado con chófer estará a disposición del Presidente durante toda su estancia. Cuando los actos oficiales no se celebren en el

hotel sede, se pondrá un automóvil a disposición del Secretario General desde D-6, para permitirle llegar una hora antes a los puntos de reunión y comprobar los detalles.

d. Autocar para el Comité Ejecutivo

Se dispondrá de un autocar de 30 plazas para los miembros del Comité Ejecutivo, los Presidentes Honorarios de Skål Internacional y acompañantes cuando deban hacerse desplazamientos especiales, siempre en coordinación con el Secretario General. Se utilizará un punto de partida distinto al resto de los autocares. Cualquier otro desplazamiento hecho por el Comité Ejecutivo será en los autocares normales.

e. Vehículo para trayectos cortos

En caso de que la mayoría de los hoteles se encuentren alejados del centro de la ciudad, el OPC tiene que organizar transporte para los medios días libres, entre los hoteles y el centro de la ciudad.

2. Excursiones

a. Lugares

En la medida de lo posible, el OPC y la Secretaría General elegirán lugares muy típicos para mostrar a los participantes. A la hora de organizar excursiones habrá que contar con que éstas no sean de larga duración y que se tenga en cuenta la hora de llegada a los hoteles según el evento que tenga lugar esa noche.

b. Transporte

Los medios de transporte que se utilicen estarán exclusivamente reservados para el Skål (autobuses especiales, trenes, etc.)

c. Delegados

Algunas excursiones pueden ser organizadas durante la Asamblea General, pero en este caso los delegados tienen que poder participar en dichas excursiones otro día.

d. Guías

Cada autocar dispondrá de un guía que asistirá al pasajero y que utilizará el idioma apropiado.

3. Entretenimientos

a. Obligatorios

Dos actos son obligatorios: la “Fiesta de Bienvenida” y la “Cena de Clausura”. Ambos se celebrarán en un recinto con capacidad para acomodar a todos los participantes.

• “Fiesta de Bienvenida” (D-1)
Comenzará lo antes posible (19.00 hrs.) y terminará lo más tarde posible (24.00 hrs.) para que los participantes que lleguen tarde tengan la posibilidad de reunirse con los demás. Se trata de una reunión de pie, sin embargo, habrá un número de asientos equivalentes a un 30% de los participantes, para que los miembros mayores y las señoras puedan sentarse. La comida será tipo bufé frío y caliente. Las bebidas serán gratuitas. Desde las 20.30 hrs. en adelante se proporcionará transporte de regreso a los hoteles.
• “Cena de Clausura”
Generalmente se organiza de la misma manera que la “Fiesta de Bienvenida”, pero hay que prever asientos para todas las personas y la posibilidad de organizar baile hasta lo más tarde posible.

b. Opcional

• Tiempo libre: hay que dejar media jornada libre para compras o actividades personales.
• Teatro: puesto que los participantes hablan idiomas distintos, es preferible que no se asista a ninguna representación teatral, mas bien a un concierto o ballet.
• Además de las excursiones previstas en el programa e incluidas en la cuota de inscripción, se pueden organizar excursiones opcionales.

F. PRENSA

Instrucciones generales

La publicidad del Congreso, tanto interna como externa, es muy importante para el éxito del Congreso. El OPC se encargará de:

1. Antes del Congreso

• asegurarse que la información referente al Congreso y sobre las excursiones Pre y Post Congreso se han distribuido a todos los Clubes, utilizando, si fuese posible, los medios de los que Skål Internacional dispone para contactar con los representantes de la prensa local o nacional (incluida prensa turística) y otros medios de comunicación como son la radio y la televisión.

2. Durante el Congreso.

• aprovechando la circunstancia del Congreso, intentar obtener publicidad tanto en el país anfitrión como en todo el mundo, estableciendo enlace, si es necesario, con Skålegas de otros países
• organizar una conferencia de prensa con el Comité Ejecutivo y el OPC (bebidas incluidas)
• ayudar a los representantes de la prensa entregándoles documentación sobre el Movimiento Skål y sobre los actos que se celebrarán durante el Congreso, por parte del Secretario General de Skål Internacional
• preparar posibles entrevistas con la prensa
• a ser posible, publicar un "Boletín del Congreso" diario que sea distribuido a todos los congresistas en sus habitaciones
• o publicar en un periódico local un informe diario sobre el Congreso

• solicitar a un fotógrafo que tome fotos de los actos importantes del Congreso, entre ellos la llegada de las autoridades de Skål Internacional , las reuniones del Comité Ejecutivo y del Consejo Internacional, etc.
• comunicar a los participantes donde pueden adquirir las fotos.

Durante el Congreso cualquier disposición se coordinará con el Secretario General.

3. Después del Congreso

• asegurar que se ha facilitado información y fotografías a la prensa etc. incluyendo las noticias Skål.

G. FINANZAS

Instrucciones generales

1. Cálculo y cobro de los derechos de inscripción al Congreso.

Como se ha mencionado anteriormente, los derechos de inscripción al Congreso se calcularán incluyendo:

a. Alojamiento en el hotel (por lo menos 5 noches con desayuno incluido)
b. Transportes de/hacia los hoteles, desde D-2 a D+5, y entre los hoteles y los diferentes lugares donde se celebran los actos.
c. Comidas: almuerzo y cena cada día, incluyendo la “Fiesta de Bienvenida”, ya sea en los actos organizados, ya sea en los hoteles o restaurantes (el desayuno estará incluido en el precio de la habitación)
d. Excursiones y visitas según programa.
e. Actos oficiales según programa.
f. Toda la organización y coste de las reuniones del Comité Ejecutivo, del Consejo Internacional y de la Asamblea General en la forma señalada en este manual.
g. Programas y cualquier otro material para el Congreso, inclusive los distintivos para todos los participantes.
h. Propinas, si es necesario.
i. Los participantes deberían cubrirse contra posibles enfermedades o accidentes durante el periodo del Congreso. Se debe proporcionar atención médica contra accidentes y enfermedades repentinas durante el Congreso, cubriendo un total de 24 horas en los hoteles y en los actos principales, e incluirlo en el coste. También debería contratarse seguro de daños contra terceros a través de una compañía local. El OPC será responsable de proporcionar las regulaciones locales.

NOTA: Los participantes serán advertidos de que este seguro médico no sustituye al seguro de viaje.

j. Una oficina con teléfono, ordenador, correo electrónico, fax y fotocopiadora estará a disposición del Secretario General y personal adicional de la Secretaría General durante toda la estancia, así como un miembro del OPC que será como mínimo bilingüe.
k. El 5% (pero no menos de 25 $EE.UU.) del coste total de los derechos de inscripción por persona con el fin de cubrir los gastos de Skål Internacional en la

publicación de los formularios de inscripción, envíos, gastos administrativos y de inspección de la sede.
l. Envío de material a la próxima sede del Congreso.

Se requiere una dedicación especial para ofrecer una presentación lo más atractiva posible del paquete del Congreso.

2. Pago de los derechos de inscripción al Congreso

Los derechos de inscripción al Congreso se pagarán con antelación a Skål Internacional. La forma de pago a los proveedores es: seis semanas antes del día "D" se abonará el 25% de las inscripciones recibidas menos gastos administrativos de Skål Internacional. El 50% se pagará tres semanas antes del día "D" menos gastos administrativos de Skål Internacional, totalizando el 75%. El resto del importe se pagará al cierre de las cuentas al final del Congreso (D+4) a condición de que toda la documentación necesaria detallada más abajo esté disponible. Si la verificación no puede finalizarse ese día, el Secretario General comprobará los documentos y abonará el 25% restante de la deuda lo antes posible, una vez realizados los ajustes necesarios. La fecha límite de finalización de las cuentas del Congreso es de 30 días.

Para poder liquidar las cuentas se proporcionarán detalles completos de todos los costes y gastos y todos los ingresos recibidos de los patrocinadores, gobierno, autoridades locales, etc. Igualmente los siguientes documentos son necesarios:

a. Inscripción
• un listado de todas las inscripciones, tanto internacionales como locales

b. Hoteles
• listado de participantes en cada hotel
• facturas dirigidas a Skål Internacional mostrando el número exacto de las reservas hechas en dobles e individuales, así como el número de noches reservadas junto al precio cargado por habitación
• detalle del precio acordado de las habitaciones/desayuno

a. Patrocinadores
• importe real recibido de los patrocinadores, frente al estimado, y un listado de los actos patrocinados

a. Gastos
• aclaración de los gastos cuando se haya producido una diferencia significativa, ya sea mayor o menor, entre lo estimado y lo que realmente es

Según lo indicado anteriormente, el 5% (pero no menos de 25 $EE.UU.) no es reembolsable, ya que cubre gastos administrativos de Skål Internacional.

3. Skål Internacional decidirá la tarifa a aplicar en caso de inscripciones locales.

Igualmente se aplicará a las inscripciones locales los gastos administrativos de Skål Internacional indicados anteriormente de 25 $EE.UU.

H. EXCURSIONES PRE Y POST CONGRESO

Instrucciones generales.

Estas excursiones serán seleccionadas y organizadas por Skål Internacional en coordinación con el OPC.

Fechas

Las excursiones Pre-Congreso serán de 3 a 5 días, siendo el ultimo día el de llegada (D-1) a la ciudad del Congreso.

Las excursiones Post-Congreso serán de 3 a 5 días, a partir del día de la salida de los congresistas (D+4).

Las reservas de las excursiones Pre y Post Congreso se harán a través de la Secretaría General de Skål Internacional.